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Excel怎么快速填充,1分钟3个简单技巧你都学不会

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问题:Excel怎么快速填充?

最近一周一连上了好几次微课,积累了一批学员的问题,虽然在线就解答完了。但是还是有很多学员私下来找我。现在选择三个这周被问得最多的问题,整理好解答分享给大家,帮助大家提升工作的效率。

回答:

一、关于Excel“绿标”的问题

很多职场小白会非常纠结绿标的问题,那什么是绿标呢?就是当我们将数字单元格的数字前面加一个英文单引号‘,Excel就会将这个单元格的数字强制转化为文本,并且在单元格的左上角出现一个绿色的三角符号。这个三角符号就代表此单元格的数字已经变成了数字型文本,数字型文本在Excel当中没法进行数学运算的,比方说你求和什么的就做不了。这时候我们就需要将这些带绿标的数字型文本转化为真正的数字。方法有很多种,这里我介绍两种最简单的方法。

1.绿标强制一键转化法

此方法只能针对带绿标的数字型文本有效,如果数字型文本没有带绿标,这种方法就是做不了的。具体方法如下:选中带绿标的所有单元格,然后在你选中的第一个单元格右上角就出现一个黄底黑体的感叹号,单击这个感叹号,然后在下拉菜单中选择“转化为数字”,这时候我们看到所有的数字型文本就都已经转化为数字了。

2.选择性粘贴强制转换法

此方法对所有的数字型文本都有效,操作也非常简单。操作方法如下:在任意单元格输入数字1,然后Ctrl+C复制一下,选中所有需要转换为数字的单元格,按下快捷键Alt+Ctrl+V打开选择性对话框,粘贴内容选择“值”,运算选择“乘”,单击确定。我们就可以看到所有选中的数字型文本都转换为数字了。

下面我们具体来看一下动画演示:

数字型文本转换为数字

3. 将数字转换为数字型文本

这是一位学员的问题:有谁会把黄色那一列下面几个没有左上角绿色小三角
转化为跟上面一样的有绿色小三角的?

这个问题怎么破?

其实这个需求是非常小的,但是既然用户已经提出了这个问题,那么我就来简单回答一下。操作方法如下:选中这几个没有绿标的单元格,按下快捷键Alt+A+E,打开文本分列对话框,单击下一步,再单击下一步,在文本分列对话框第三步选择文本,单击确定既可以得到绿标的效果了。当然了,你用函数也是非常简单的,知识需要增加辅助列,比较麻烦,这里就不演示了。

分列功能是非常大

工作中,我们经常需要使用excel表格来处理数据,当面对成百上千的数据时,掌握必要的excel操作技巧,可以让我们在工作中更加的省力,提高我们的工作效率,下面我们就来看在excel中如何快速填充数据。

二、关于批量填充“相同内容”的问题

在单元格区域中批量填充“相同内容”,这里通常要涉及Excel中定位功能的使用。定位的目的在于选中要填充的单元格。比方说一张表格中有很多单元格是空白的,有些人看起来比较碍眼,希望没有数据的单元格能够都填上0或者“没数据”。那我们怎么操作呢?首先,选中全表,按下Ctrl+G–定位条件–空值–单击确定,这样所有的空白单元格就会被选中了,然后在单元格编辑栏上输入没数据,这时候不要按enter,而是按住Ctrl然后再按Enter,这时候我们就可以看到所有的空白单元格都被填上了“没数据”。请看下面的演示:

批量填充数字

下面我们来介绍,如何利用Ctrl+Enter批量为空白单元格输入公式。下面这个例子非常实用,大家仔细看下,只强调一点,编辑栏输入公式后,请按住ctrl后然后再按住Enter。

每个单元格的值都等于它上方的单元格的值,因此只需要输入=上方单元格就可以了

一、相同数据的快速填充

1、Ctrl+Enter键

通过快捷键,我们就可以对快速填充相同的数据。

操作:选中需要填充的单元格,然后使用“Ctrl+G”快捷键打开定位功能,在“定位条件”中选择“空值”,然后在编辑区输入“=A1”,不要按回车,直接选择,实现一键快速填充。

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2、Ctrl+D键

按住快捷键,就可以向下快速填充内容,文本、公式都适用此方法。

3、Ctrl+R键

这种填充方法适用于向右快速填充相同数据。

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三、关于“序列对话框”的问题

这个功能知道的人不是很多,一般填充序列都是用拖拽的方式,这对于小批量的数据是很轻松的,然而,如果我们要填充包含上个数字的序列。恐怕拖拽的方法就有点吃力了。前天我的同事给我提了下面这样一个需求:我出生在1986-06-10,请快速生成一个从今天到我八十岁生日当天的日期序列列表(这个问题是我同事抛给我的,据说他是为了买保险才需要的这个日期序列),该怎么做呢?

方法:

1.算出我哪一天满80岁,即用出生日期加上80*12个月即可。在A1中输入出生日期,使用Edate函数,在C1单元格输入公式:=Edate(A1,80*12).
选中C1,将其格式改为日期,复制。
2.在B1单元格输入今天的日期(Ctrl+;),然后选中B列–单击开始选项卡—填充—序列—终止值填入C1单元格的日期。
3.单击确定即可得到结果。

请看动画演示:

感觉这个功能是不是很实用?

好了,今天就分享到这里,谢谢大家的支持。

二、不同数据的快速填充

2013版的excel加入了“快速填充”功能,当数据具有一致性时,它就可以有效的识别数据进行填充。

1、打开方式:

(1)开始–编辑–填充–快速填充

(2)数据–数据工具–快速填充

(3)快捷键:Ctrl+E

(4)单元格拖动下拉–自动填充–快速填充。

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2、使用场合

(1)拆分数据

可用于提取数据中的某一元素,只需在第一个单元格中填写信息,系统会根据数据的规律进行识别提取。

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(2)合并数据

除了提取外,还能将多个信息合并到一起,我们只需要在第一个单元格中填写正确的顺序即可。

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(3)数据信息重组

也可以对数据内容进行重排,当第一个单元格给出的规律越清晰,系统的识别率也就越高。

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(4)数据整理

除了对文本信息的处理外,我们还可以用其来进行数据的规范化整理,制定统一的格式,这样我们在处理数据时,就会更得心应手。

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三、下拉窗口填充

为了保证数据的统一性,有时我们也可以通过创建下拉窗口来填充数据。

如果需要键入与前面相同的内容,我们也可以通过键,直接创建下拉窗口进行选择,不过编辑窗口必须是与上方数据相邻的单元格。

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回答:

说到快速填充,这里我介绍两种最为实用的技巧。一种是Excel2013及以上版本新增的快速填充技巧;另一种技巧则是在几乎所有的Excel版本都支持的快速填充方式。我会先从最简单最实用的开始:Excel2013快速填充。

一、Excel2013新增的快速填充

要说Excel2013新增的这个功能,我称之为“Excel中的AI(人工智能)”。其特点就是能够模仿操作者的动作(有样学样)、揣摩使用者的意图、最大可能地推荐用户想要的填充结果,从而大大提高Excel用户的工作效率。

1.一键1S快速搞定文本内容的拆分

在文本拆分方面,快速填充功相比于分列功能是有很大的优势的,而其最大的优势就是灵活及应用范围广:分列办得到的,它办得到;使用分列做很复杂的,利用快速填充很简单;分列搞不定,利用快速填充可以轻松搞定。

例如下图中,我需要将B列中红框中的数字快速地提取出来放到C列中:图片 9

该怎么做呢?首先来看看分列法:选中要分列的文本B2:B27,依次单击:数据——分列——分隔符号——下一步——单击其他,输入分隔符“|”——下一步——单击分列出来但不需要的列,选择不导入此列——目标区域选择C4,完成。动画演示如下:图片 10

而使用快速填充则远没有那么复杂:复制B单元格的CaseID至C4,选择C4单元格下方的任意空白单元格,按下Ctrl+E快捷键即可。动画演示如下:图片 11

再看看下面的这个例子,从身份证号码中提取出生日期,我同样使用分列法以及快速填充的方法来做,大家对比对比:快速填充功能的确很好用。

分列法:选中A32:A40——数据——分列——固定宽度——分别在第7位数字及第14位数字后单击,建立分割线——下一步——设置第一部分及第三部分为不导入此列,设置第二部分为YMD格式的文本——选择目标区域为B32——完成。

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在此列中,快速填充法会麻烦一点:图片 13

2.一键1S迅速组合或者重组文本

分列只是从文本提取自己所需要的部分文本,但不能将分散在不同列的文本按照需求进行合并甚至重组。因此在这个方面快速填充就充分发挥了它所具备的独特优势。请看下图,我们需要将B列、C列以及E:H列的内容均合并到D列,且各列用横线隔开。图片 14

快速填充可以轻而易举1s搞定:在D3中输入一个我们想要的合并后的样式,选中D3下方的任意一个空白单元格,按下Ctrl+E组合键即可。图片 15显然,快速填充功能远不止如此,下面我再给大家一个实例:1s1键快速搞定文本重组。图片 16

通过以上的例子,我们可以轻松地得出使用快速填充的注意事项,那就是:

1.结果列必须要在源数据列的旁边,结果列与源数据列之间出现空列时,快速填充将无法使用;
2.要使用快速填充,我们必须要给出范例,范例越多,得到的结果越精确。(但范例并不是越多越好)
3.横向将无法使用快速填充。

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